POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DEL COLEGIO EKIRAYÁ. EDUCACIÓN MONTESSORI (De razón social EDUCARE SA)
CONTENIDO
- INTRODUCCIÓN.
- DEFINICIONES.
- PRINCIPIOS APLICABLES A LA MATERIA.
- DEBERES DEL COLEGIO EKIRAYÁ COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
- POLÍTICAS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
- DERECHOS DE LOS TITULARES.
- EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES.
- AVISO DE PRIVACIDAD.
- VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA.
- INTRODUCCIÓN
EL COLEGIO EKIRAYÁ. EDUCACIÓN MONTESSORI, de razón social EDUCARE SA (Que en adelante podrá denominarse como EL COLEGIO o EL COLEGIO EKIRAYÁ),garantiza la protección de los derechos de Habeas Data, privacidad, intimidad, buen nombre, e imagen, y con tal propósito todas las actuaciones se regirán siempre por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.
En ejercicio de sus funciones y actividades ocasionales o permanentes, EL COLEGIO EKIRAYÁ puede actuar como Responsable del tratamiento de datos personales, por esta razón y para dar cumplimiento a la ley, se expide la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, la cual busca dar a conocer a los interesados los principios y directrices que guían el tratamiento de datos personales al interior de la organización, logrando de esta forma fortalecer la confianza en los titulares cuando aquellos entreguen sus datos personales a EL COLEGIO EKIRAYÁ para su tratamiento.
La presente Política será aplicable a todos los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de EDUCARE SA, domiciliado en el municipio de La Calera, en el Km 7 vía La Calera, Cundinamarca, Vereda el Líbano, con teléfonos (+57) 1 794 4909 y correo electrónico comunicaciones@colegioekiraya.edu.co.
- DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente, se establecen las siguientes definiciones:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato personal sensible: Datos personales que por su carácter pueden afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
Habeas Data: Derecho fundamental contenido en el artículo 15 de la Constitución Política, el cual garantiza a toda persona el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- PRINCIPIOS APLICABLES A LA MATERIA
EL COLEGIO EKIRAYÁ aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:
Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.
Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por EL COLEGIO EKIRAYÁ, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener de EL COLEGIO EKIRAYÁ, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por EL COLEGIO EKIRAYÁ, será objeto de protección a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas, humanas y técnicas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a información personal de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos manipuladas por EL COLEGIO EKIRAYÁ, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que administren estas bases de datos, deberán suscribir un documento adicional para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las funciones que comprende el tratamiento.
- DEBERES DE EL COLEGIO EKIRAYÁ COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cuando EL COLEGIO EKIRAYÁ actúe como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
- Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
- Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información personal de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- DEBERES DEL COLEGIO EKIRAYÁ COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Cuando EL COLEGIO EKIRAYÁ actúe como Encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración. pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
- Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
- POLÍTICAS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.1 Solicitud de autorizaciones
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, para el tratamiento de datos personales se requiere de la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
EL COLEGIO EKIRAYÁ recolectará las respectivas autorizaciones, las cuales pueden constar tanto en un documento físico o electrónico, como en mensaje de datos, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, así como mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic.
En el mismo sentido, las autorizaciones también podrán obtenerse mediante una conducta inequívoca del titular, de la cual se pueda concluir de manera razonable, que se otorgó autorización, y que, de no haberse surtido aquella conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
La autorización generada por EL COLEGIO EKIRAYÁ será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadístico o científicos.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.
6.2 Tratamiento y finalidades a las que serán sometidos los datos personales
EL COLEGIO EKIRAYÁ tiene presente que los datos personales son siempre de propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, EL COLEGIO EKIRAYÁ hace uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En todo caso, y para aquellos datos que no sean de naturaleza pública, los mismos solo serán revelados con la expresa autorización del titular o cuando una autoridad competente lo solicite.
Particularmente las finalidades para las que son empleados los datos al interior del COLEGIO EKIRAYÁ son:
- Trabajadores
La información de los trabajadores, incluida la de aquellos que participen en proceso de selección, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre EL COLEGIO EKIRAYÁ y el trabajador o colaborador, y particularmente para:
- Cumplir las obligaciones a cargo del empleador, determinadas por la ley laboral colombiana o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
- Implementar el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Emitir certificados laborales, y brindar referencias laborales a quien las solicite.
- Realizar los registros contables que obliga la ley.
- Proporcionar dotación adecuada.
- Crear y administrar los usuarios que permiten el acceso a las plataformas (software) de la organización.
- Llevar registro de participación en capacitaciones.
- Contactar a familiares en casos de emergencia.
- Datos personales como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos.
- Datos personales como la imagen, captada en fotografías, serán tratados con la finalidad de realizar documento de identificación laboral del personal (Carné), realizar publicaciones en la página web o redes sociales, e incluirla en piezas gráficas y publicitarias en general.
- Datos personales como la voz e imagen, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de reuniones, talleres o eventos.
- Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
- Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la emergencia sanitaria generada por pandemia.
- Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los trabajadores, la información personal será conservada por el término de veinte (20) años a partir de la finalización de la relación laboral, o atendiendo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario la conservación de la información.
- Accionistas
La información de los accionistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la comercial entre EL COLEGIO EKIRAYÁ y el accionista, y particularmente para:
- Invitar a reuniones de la sociedad, y en general ejercer los deberes y derechos de todo accionista;
- Emitir certificaciones de la calidad de accionista.
- Realizar los registros contables que obliga la ley.
- Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los accionistas, la información personal será conservada por el tiempo que la persona conserve su calidad de accionista, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.
- Proveedores o Contratistas
La información de los proveedores o contratistas personas naturales, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre EL COLEGIO EKIRAYÁ y el proveedor, y particularmente para:
- Verificar la idoneidad y competencia del Proveedor o Contratista, y/o sus trabajadores.
- Permitir la perfección de la relación contractual que lo vincula con EL COLEGIO EKIRAYÁ Formalizar y cumplir con la documentación requerida dentro de los procesos de inscripción y registro de Proveedores o Contratistas.
- Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
- Permitir la ejecución del objeto social contratado.
- Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Realizar los registros contables que obliga la ley.
- Emitir certificados, y brindar referencias a quien las solicite.
- Requerir en caso de aclaraciones o garantías.
- Evaluar la calidad de los servicios.
- Datos sensibles como la huella, serán tratados con la finalidad de acreditar el consentimiento en asuntos contractuales.
- Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales entre la organización y sus Proveedores y Contratistas.
- Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los proveedores o contratistas, la información personal será conservada por el tiempo que se celebren contratos entre EL COLEGIO EKIRAYÁ y el proveedor, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.
- Estudiantes
EL COLEGIO EKIRAYÁ como institución educativa almacena y recolecta datos de sus estudiantes que pueden ser menores o mayores de edad, con la única finalidad de cumplir y desarrollar su objeto social y las diferentes actividades del colegio, por lo que en cumplimiento del Régimen General de Hábeas Data el Colegio recolecta la autorización para el tratamiento de datos personales de los menores de edad por parte de sus padres y/o sus representantes legales.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los estudiantes son:
- Permitir la perfección de la relación académica que lo vincula con EL COLEGIO EKIRAYÁ.
- Desarrollar el objeto social del COLEGIO, de impartir educación.
- Adelantar la gestión de los procesos académicos, disciplinarios y administrativos del menor de edad como estudiante del colegio.
- Expedir los respectivos certificados y constancias.
- Datos de carácter sensible como el seguimiento a síntomas de salud, serán recolectados con la única finalidad de gestionar las incapacidades, atender restricciones y recomendaciones médicas, y finalmente cumplir con protocolos de bioseguridad que implica la exige la emergencia sanitaria generada por pandemia.
- Datos de carácter sensible relacionados con la salud mental, serán recolectados con la única finalidad de hacer seguimiento psicológico cuando el estudiante lo requiera, previa comunicación a los padres.
- Datos personales como la imagen, captada por cámaras de seguridad, serán tratados con la finalidad de controlar las instalaciones de la organización y velar por su seguridad, promover ambientes de trabajo sanos.
- Datos personales como la imagen, captada en fotografías, serán tratados con la finalidad realizar documento de identificación laboral del personal (Carné), realizar publicaciones en la página web o redes sociales, e incluirla en piezas gráficas y publicitarias en general.
- Realizar los reportes a entes administrativos y de control.
Para el caso de la información personal de estudiantes, el COLEGIO conservará su información personal de carácter general y de contacto por el término de cinco (5) años, contados desde el momento en que el estudiante termina sus estudios en el colegio; mientras que la información personal relativa a la historia académica, será conservada por el término de ochenta (80) años, atendiendo a las circunstancias legales o contractuales que lo hagan necesario.
- Padres de familia
La información de los estudiantes, será tratada con la finalidad de administrar la relación contractual entre EL COLEGIO EKIRAYÁ y los padres de familia, y particularmente para:
- Permitir la perfección de la relación que lo vincula con EL COLEGIO EKIRAYÁ.
- Cumplir las obligaciones a cargo de la organización, determinadas por la ley o que hayan sido impartidas por autoridades competentes.
- Permitir la ejecución del objeto social contratado.
- Gestionar las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Realizar los registros contables que obliga la ley.
- Realizar comunicaciones con los familiares del estudiante en caso de emergencia o que la conducta del menor lo requiera.
- Realizar estudios de crédito y posibles cobros de cartera.
- Datos personales como la voz e imagen, serán tratados con la finalidad de registrar la realización de reuniones, talleres o eventos.
- Datos de carácter sensible como imagen y huella digital captada en mi cédula de ciudadanía o en formularios, serán tratados para formalizar el registro de clientes y conservar prueba de mi firma en los contratos que suscriba.
- Datos de carácter sensible como la imagen captada en fotografías sea captada para registrar la realización de reuniones, o eventos en general realizados por el colegio.
- Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los padres de familia, la información personal será conservada por el tiempo que se encuentre vigente la relación contractual entre EL COLEGIO EKIRAYÁ y el padre de familia, y cinco (5) años más, de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.
- 6.2.6 Familias aspirantes en procesos de admisión
La información de los potenciales aspirantes, será tratada con la finalidad de promover la consolidación de una relación entre el aspirante y EL COLEGIO EKIRAYÁ, y particularmente para:
- Presentar el portafolio de la organización.
- Atender inquietudes o preguntas que sean manifestadas por el aspirante.
- Realizar verificación de información y referencias aportadas durante el proceso de admisión.
- Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los aspirantes, la información personal será conservada por el tiempo de un (1) año más, contado a partir del momento que el aspirante haya realizado su última manifestación de interés en EL COLEGIO EKIRAYÁ, considerando además las circunstancias legales o contractuales hagan necesario el tratamiento por un término adicional.
- Visitantes
La información de los visitantes, será tratada con la finalidad de realizar las actividades de administración y control de ingreso y salida a las instalaciones físicas de la empresa, y particularmente para:
- Promover la seguridad de los espacios vigilados.
- Permitir el ingreso únicamente a personas que cuentan con la autorización de ingreso por parte de la persona a quien visitan.
- Compartir con terceros en caso de emergencia.
- Compartir con terceros en caso que una autoridad competente por realización de investigaciones policivas o motivos de seguridad lo requiera.
- Las demás contenidas en la respectiva autorización o aviso de privacidad.
Para el caso de los visitantes, la información personal será conservada por quince (15) días contados a partir de su recolección, y el adicional que las circunstancias legales o contractuales hagan necesario.
- Tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes
En el tratamiento de datos de menores de edad, EL COLEGIO EKIRAYÁ asegura el respeto a los derechos prevalentes de los menores, especialmente su derecho a la educación, y solicita en todo caso las respectivas autorizaciones a los representantes o tutores de los menores, además de adecuar las medidas de seguridad necesarias para asegurar la confidencialidad y reserva de los datos personales.
- Tratamiento de datos sensibles
Cuando EL COLEGIO EKIRAYÁ trate datos personales de carácter sensible, se compromete a tener elevados sistemas de seguridad que garanticen su seguridad, circulación restringida y confidencialidad, así como un uso no autorizado.
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos personales catalogados como sensibles cuando:
- El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
- El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
- Transferencia y Transmisión Nacional e Internacional de Datos Personales
- Transferencia y Transmisión Nacional
EL COLEGIO EKIRAYÁ puede circular información personal con terceros externos a la organización ubicados en el territorio nacional, sean estos autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), terceros participantes en procedimientos legales, contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuya función sea necesaria para: a) cumplir con las leyes vigentes; b) atender procesos jurídicos; c) responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno; d) recibir asesoría profesional o especializada; e) proteger las operaciones de la organización.
EL COLEGIO EKIRAYÁ tomará las medidas necesarias para que los terceros Encargados de la organización, conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con el objeto social de EL COLEGIO EKIRAYÁ y con la finalidad con la que fueron recolectados, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.
- Transferencia y Transmisión Internacional
La información personal de cualquier persona de quien sus datos personales sean tratados por EL COLEGIO EKIRAYÁ, no será transferida internacionalmente por ningún motivo.
De otro lado, EL COLEGIO EKIRAYÁ realiza transmisión internacional de datos, con ocasión de la delegación en terceros del servicio de almacenamiento de la información en servidores externos a la compañía, los cuales se encuentran ubicados fuera del país. En dichos casos, EL COLEGIO EKIRAYÁ se asegura que el país al que sean transmitidos los datos proporcione niveles adecuados de protección de datos, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012; y tomará las medidas necesarias para que los terceros que obren como Encargados, solo puedan usar la información proporcionada con la finalidad con la que fue recolectados, y no pueda ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Así mismo, en la transmisión internacional de datos suscribirá un acuerdo en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, o en su defecto le informará a los respectivos titulares para obtener su consentimiento.
- DERECHOS DE LOS TITULARES
Atendiendo a lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de hábeas data o protección de datos personales, el titular tiene los siguientes derechos:
- Conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a EL COLEGIO EKIRAYÁ, en su condición de Responsable del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a EL COLEGIO EKIRAYÁ, en su condición de Responsable del tratamiento.
- A recibir información por parte de EL COLEGIO EKIRAYÁ, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del tratamiento.
- Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- EJERCICIO DE LOS DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES
EL COLEGIO EKIRAYÁ cuenta con una organización administrativa que le permite atender las solicitudes, consultas y reclamos en general que se presenten en torno al tratamiento de datos personales realizado al interior de la organización. Para lo anterior, se designa la persona o área encargada de llevar a cabo la función de protección de datos personales y el canal de atención, para que sea usado por los titulares para la presentación de Consultas y Reclamos:
Área designada para desempeñar la función de protección de datos:
Sistemas.
Canal de atención:
Comunicación escrita al correo electrónico comunicaciones@colegioekiraya.edu.co.
- Consultas
Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de EL COLEGIO EKIRAYÁ En consecuencia, EL COLEGIO EKIRAYÁ garantizará el derecho de consulta y acceso, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Las Consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
- Reclamos
Los titulares, así como los causahabientes, representantes y/o apoderados del titular debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, rectificación, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante EL COLEGIO EKIRAYÁ, remitiéndose a través del área designada para ejercer la función de protección de datos personales al interior de la organización.
Un Reclamo se podrá presentar de forma gratuita, previa acreditación de la identidad del titular, causahabiente, representante o apoderado.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los quince (15) días mencionados, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
Todo reclamo deberá contener como mínimo la siguiente información, siguiendo lo indicado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
- La identificación del titular.
- Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad del titular, causahabiente, representante o apoderado.
- La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, con la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
- La dirección de notificación o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que se quieran hacer valer.
En caso de presentarse un Reclamo incompleto, en el término de cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, se solicitará la información faltante al interesado para que subsane. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.
- Supresión de datos
Los titulares tienen el derecho, en todo momento, a solicitar la supresión de sus datos personales. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular.
La supresión de los datos personales no es un derecho absoluto y EL COLEGIO EKIRAYÁ como Responsable del tratamiento puede negar su ejercicio cuando:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de los datos represente un obstáculo para el ejercicio de actuaciones judiciales o administrativas.
- Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
La revocación del consentimiento puede darse dos modalidades; la primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que EL COLEGIO EKIRAYÁ deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, es la revocación parcial del consentimiento, la cual puede ocurrir sobre finalidades determinadas, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado, manteniendo a salvo otros fines del tratamientos de conformidad con la autorización otorgada por el titular.
- Requisito de procedibilidad
La presentación de quejas para el ejercicio de sus derechos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, solo será procedente una vez el interesado haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante EL COLEGIO EKIRAYÁ como Responsable.
- AVISO DE PRIVACIDAD
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del titular por parte de EL COLEGIO EKIRAYÁ para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
EL COLEGIO EKIRAYÁ empleará avisos de privacidad para atender el derecho de los titulares a ser informados, los cuales serán dispuestos en las comunicaciones electrónicas, y en lugares visibles durante la realización de todo evento o reunión en la cual se recolecten datos personales para informar a los titulares acerca del tratamiento.
- VIGENCIA Y MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente política rige a partir del 23 de julio de 2021 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen expedido con anterioridad. En todo caso, EL COLEGIO EKIRAYÁ se reserva el derecho de modificar la misma en cualquier momento, comunicando a los interesados oportunamente su entrada en vigencia.
