POLÍTICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES

En cumplimiento a la ley 1581 de 2012, decreto reglamentario 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen, el COLEGIO EKIRAYÁ. EDUCACIÓN MONTESSORI bajo la razón social EDUCARE SA (en adelante “COLEGIO EKIRAYA” o “EL COLEGIO”) como responsable del tratamiento de toda  base de datos que contengan datos personales, aplicará la presente política en virtud de la aprobación que sea concedida por los titulares de la información.

Domicilio: Km 7 vía La Calera (Cundi.) vereda el Líbano.

Correo electrónico: protecciondatos@colegioekiraya.edu.co

Teléfono: 794 49 09

DEFINICIONES

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar acabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,  documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado o responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

FINALIDAD DE LOS DATOS

El Colegio Ekirayá dará tratamiento a los datos suministrados por cada uno de los titulares con los siguientes propósitos:

  1. Hacer una adecuada ejecución al objeto social del Colegio.
  2. Soportar procesos legales que requiera el Colegio.
  3. Garantizar una correcta ejecución del contrato que se haya celebrado con el titular de los datos personales.
  4. Compartir con terceros asociados al colegio y que para el cumplimiento de sus funciones deban acceder en alguna medida a la información.
  5. Confirmar los datos por medio de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
  6. Realizar procesos estadísticos.
  7. Efectuar una comunicación efectiva en relación a los servicios, ofertas, convenios, contenidos y facilitar el acceso general a la información de estos.
  8. Informar sobre cambios de servicios.
  9. Informar eventos internos.
  10. Gestionar procesos de admisión e ingreso al colegio.
  11. Procesos que impliquen el acceso a datos del empleado para propósitos administrativos empleador-empleado.
  12. Uso de imagen en medios físicos o digitales con fines informativos (previo consentimiento del titular o responsable).

Los datos almacenados suministrados por el titular, solo serán utilizados  con la finalidad anteriormente descrita, una vez los datos no sean requeridos, se procederá a la eliminación de estos exceptuando disposiciones legales que requieran conservarlos.

PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En aquiescencia, interpretación y aplicación de la ley 1581 de dos mil doce (2012) artículo 4, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
  3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  2. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DEL TITULAR

Corresponden como derechos al titular según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 los siguientes:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES COMO RESPONSABLE

Corresponden como deberes al responsable del tratamiento según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 los siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

NO SERA NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de (art. 10 Ley 1581 de 2012):

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.

MECANISMOS DISPUESTOS POR COLEGIO EKIRAYA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

RAZON SOCIAL:                            Educare SA

NIT:                                                    800226713-6

DOMICILIO:                                     La Calera (Cundinamarca)

DIRECCION:                                               Km 7 vía La Calera vereda El Líbano

TELEFONO:                                    794 49 09 – 314 394 9261

AREA ENCARGADA:                    Dirección administrativa

CORREO ELECTRONICO:          protecciondatos@colegioekiraya.edu.co

PAGINA WEB:                                www.colegioekiraya.edu.co/

En caso de cualquier trámite o novedad el Colegio Ekirayá acogerá lo estipulado en los artículos 14, 15 y 16 de la Ley 1581 de 2012 siendo este el procedimiento a regir para cualquier titular de la información.

AREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La recepción de solicitudes, quejas o reclamos por parte de los titulares de la información o demás interesados, será realizada por el área administrativa siendo esta gestora del manejo interno que sea conveniente en garantía de una respuesta oportuna, acertada y satisfactoria a quien interese.

En cualquier momento el titular se podrá poner en contacto con el área encargada para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización.

VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA

La presente política regirá a partir del día 8 de noviembre de 2016, dando cumplimiento así a la instrucción impartida en la circular 02  del 3 de noviembre de 2015 por La Superintendencia de Industria y Comercio.